KI-Transformation oder nur schnellere Prozesse? Warum Unternehmen ihre Arbeit neu denken müssen

Eine neue SAP-Studie zeigt, dass viele Unternehmen KI bislang vor allem einsetzen, um bestehende Tätigkeiten effizienter zu erledigen. Die eigentliche Veränderung von Arbeitsweisen, Rollen und Organisationsstrukturen bleibt dagegen häufig aus. Warum das für den langfristigen Erfolg von KI entscheidend ist.

Unternehmen nutzen KI, aber verändern ihre Arbeit kaum

KI kann Texte erstellen, Informationen analysieren, Prozesse automatisieren und Entscheidungen vorbereiten. Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich rasant. Doch verändert sich dadurch tatsächlich die Art, wie Unternehmen arbeiten?

Mit dieser Frage beschäftigt sich eine neue Untersuchung des Future of Work Research Lab von SAP SuccessFactors, die am 7. Oktober 2026 veröffentlicht wurde.

Die Forschung basiert unter anderem auf Befragungen von 2.718 Beschäftigten, 500 Mitgliedern der obersten Führungsebene und 60 HR-Führungskräften. Ergänzend wurden mehr als 500 wissenschaftliche, wirtschaftliche und institutionelle Quellen ausgewertet.

Ein Ergebnis ist besonders bemerkenswert: 72 Prozent der befragten Führungskräfte sind der Ansicht, dass die meisten Unternehmen, die von KI-Transformation sprechen, in Wirklichkeit lediglich bestehende Tätigkeiten schneller automatisieren.

Damit beschreibt die Studie ein Problem, das viele Unternehmen bei der Einführung von KI betrifft. Die Technologie verändert einzelne Arbeitsschritte, während die Organisation weitgehend unverändert bleibt.

Die Produktivitätsfalle: Wenn KI nur mehr vom Gleichen ermöglicht

SAP spricht in diesem Zusammenhang von einer Produktivitätsfalle.

Unternehmen messen den Erfolg ihrer KI-Initiativen häufig daran, wie viel Zeit eingespart wird oder wie viele Aufgaben Mitarbeitende schneller erledigen können. Diese Kennzahlen sind vergleichsweise einfach zu erfassen und liefern kurzfristig sichtbare Ergebnisse.

Die entscheidende Frage bleibt jedoch häufig unbeantwortet: Was passiert mit der gewonnenen Zeit?

Wenn Mitarbeitende durch KI beispielsweise einen Bericht in 30 statt 90 Minuten erstellen können, ist das zunächst ein Effizienzgewinn. Eine organisatorische Veränderung entsteht daraus aber erst, wenn das Unternehmen überlegt, wie diese zusätzliche Kapazität sinnvoll eingesetzt werden kann.

Vielleicht können Mitarbeitende mehr Zeit in die Beratung ihrer Kunden investieren. Vielleicht lassen sich Abstimmungsprozesse reduzieren oder Aufgaben innerhalb eines Teams anders verteilen.

KI-Transformation beginnt deshalb nicht bei der reinen Beschleunigung bestehender Tätigkeiten. Sie beginnt dort, wo Unternehmen hinterfragen, wie Arbeit künftig sinnvoll gestaltet werden sollte.

Mitarbeitende erleben Veränderung ohne Orientierung

Ein weiteres Ergebnis der SAP-Forschung zeigt, dass viele Beschäftigte bereits Veränderungen durch KI erleben, ohne dabei ausreichend begleitet zu werden.

In einer ergänzenden Untersuchung gaben 88 Prozent der Beschäftigten an, dass sich ihre Arbeit durch KI verändert habe. Bei etwa der Hälfte dieser Veränderungen fehlte jedoch eine sinnvolle Orientierung durch Führungskräfte oder die Organisation.

Je nach untersuchtem Veränderungsbereich berichteten zwischen 55 und 70 Prozent der Beschäftigten, keine klare organisatorische Orientierung erhalten zu haben.

Das ist besonders relevant, weil Veränderungen nicht allein durch die Einführung neuer Technologien entstehen. Sie betreffen auch Erwartungen, Verantwortlichkeiten und das Selbstverständnis von Mitarbeitenden.

Wer beispielsweise bisher Informationen recherchiert, aufbereitet und weitergegeben hat, muss möglicherweise neu definieren, welchen Beitrag die eigene Rolle künftig leistet, wenn KI einen großen Teil dieser Tätigkeiten übernehmen kann.

Ohne eine gemeinsame Vorstellung davon, wie sich Arbeit entwickeln soll, entstehen Unsicherheit und unterschiedliche Erwartungen.

Sechs Veränderungen, die Organisationen jetzt beschäftigen sollten

SAP beschreibt sechs grundlegende Veränderungen in der Gestaltung von Arbeit, die durch KI ermöglicht oder verstärkt werden.

Eine Entwicklung betrifft den Übergang von starren Stellenbeschreibungen zu dynamischeren Rollen. Wenn KI einzelne Tätigkeiten übernimmt, können Mitarbeitende ihre Kompetenzen möglicherweise flexibler in unterschiedlichen Aufgabenbereichen einsetzen.

Gleichzeitig könnten klassische Hierarchien an Bedeutung verlieren. Wenn Informationen schneller verfügbar sind und Mitarbeitende Entscheidungen besser vorbereiten können, müssen nicht mehr sämtliche Entscheidungen über mehrere Führungsebenen laufen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Bewertung von Arbeit. Statt ausschließlich zu messen, wie viele Aufgaben erledigt oder Dokumente erstellt wurden, sollten Unternehmen stärker betrachten, welchen tatsächlichen Nutzen diese Arbeit erzeugt.

Damit verändert sich auch die Rolle von Führung. Führungskräfte müssen weniger einzelne Arbeitsschritte kontrollieren und stärker Orientierung geben, Kompetenzen entwickeln und eigenverantwortliches Arbeiten ermöglichen.

Die Studie zeigt damit, dass KI nicht nur eine technologische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung darstellt.

Warum Führungskräfte und HR eine zentrale Rolle spielen

Besonders deutlich wird die Veränderung im Personalbereich.

Nach Einschätzung der befragten Führungskräfte könnten innerhalb der kommenden fünf Jahre 49 Prozent der HR-Arbeit vollständig automatisiert werden. Für die Arbeit im Unternehmen insgesamt liegt die entsprechende Schätzung bei 35 Prozent.

Dabei handelt es sich ausdrücklich um Erwartungen der Befragten und nicht um eine gesicherte Prognose.

Trotzdem verdeutlichen diese Zahlen, wie stark sich die Aufgaben von Personalabteilungen verändern könnten.

Wenn administrative Tätigkeiten zunehmend automatisiert werden, entstehen neue Möglichkeiten für Personalentwicklung, Organisationsgestaltung und die Begleitung von Veränderungsprozessen.

HR könnte damit eine wesentlich strategischere Rolle bei der KI-Transformation übernehmen. Voraussetzung ist allerdings, dass sich auch die Personalarbeit selbst weiterentwickelt.

Was bedeutet das für den deutschen Mittelstand?

Gerade für mittelständische Unternehmen ist die Untersuchung relevant. Hier sind Verantwortlichkeiten häufig eng miteinander verbunden und Veränderungen in einzelnen Arbeitsbereichen wirken sich unmittelbar auf andere Teams aus.

Wer KI erfolgreich einführen möchte, sollte deshalb nicht ausschließlich einzelne Anwendungsfälle identifizieren.

Mindestens genauso wichtig ist es, gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu untersuchen, wie sich bestehende Arbeitsabläufe verändern können.

Welche Tätigkeiten müssen weiterhin von Menschen übernommen werden? Welche Aufgaben kann KI unterstützen? Wo entstehen neue Verantwortlichkeiten? Und welche Kompetenzen benötigen Mitarbeitende, um ihre Arbeit künftig erfolgreich zu gestalten?

Solche Fragen lassen sich nicht allein durch technische Schulungen beantworten. Sie erfordern Führung, Beteiligung und eine bewusste Gestaltung des Veränderungsprozesses.

Fazit: KI-Transformation ist Organisationsentwicklung

Die SAP-Studie macht deutlich, dass Unternehmen bei der Einführung von KI vor einer grundlegenden Entscheidung stehen.

Sie können die Technologie nutzen, um bestehende Tätigkeiten schneller zu erledigen. Oder sie können die Gelegenheit ergreifen, Arbeit, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten neu zu gestalten.

Beides kann wirtschaftlich sinnvoll sein. Eine umfassende Transformation entsteht jedoch erst, wenn Unternehmen über einzelne Effizienzgewinne hinausdenken.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, welche Aufgaben KI übernehmen kann, sondern wie Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI künftig gestalten wollen.

Quellen

Spoiler Alert: The Future of Work Is Already Here